Was wirklich passiert, wenn in einem Team Spielregeln fehlen
Viele Projekte starten so: eine starke Idee, ein kleines Kernteam, engagierte Menschen, die „etwas Neues“ aufbauen wollen. Alle sind sich einig: „Wir wollen keine starre Hierarchie. Wir vertrauen einander. Über Entscheidungsfindung und klare Zuständigkeiten sprechen? Das ist jetzt nicht so wichtig. Wir wollen lieber direkt ins Tun kommen.“
Klingt sympathisch. In der Praxis passiert dann häufig etwas anderes als beabsichtigt – und das hat mit Schwarmorganisation wenig zu tun.
- Statt gelebter Freiheit entsteht häufig keine größere Freiheit, sondern eine unsichtbare Hierarchie oder ein Machtvakuum.
- Entscheidungen landen dann leicht bei denen, die am dominantesten auftreten und nicht bei denen, die am nächsten am Thema sind.
- Eine oder zwei Personen rücken ins Zentrum und halten faktisch das Ruder, auch wenn niemand sie „Chef“ nennt.
Warum ist das so?
Es ist Zeit das Kind beim Namen zu nennen. Es geht um Governance: klare Absprachen darüber, wer worüber entscheiden darf, nach welchen Prinzipien entschieden wird und unter welchen Umständen diese Spielregeln geändert werden dürfen.
Eine Rolle ohne Mandat ist keine echte Verantwortung, sondern nur eine Erwartung. Wer für ein Ergebnis verantwortlich ist, muss innerhalb eines klaren Rahmens auch entscheiden können. Sonst wird Verantwortung weitergereicht, während die Entscheidungsmacht bei anderen bleibt.
Governance gibt es immer – auch wenn nicht darüber gesprochen wird
Wird über diese Themen nicht gesprochen, stehen sie trotzdem im Raum, nur unsichtbar, geprägt von denen mit der lautesten Stimme, dem dominantesten Auftreten oder den einflussreichsten Kontakten. Sie entscheiden eben schnell, wer eingeladen wird, wer welche Informationen bekommt, wer gefragt wird und wer nicht. Die leiseren Stimmen im Team gehen dabei besonders leicht unter, nicht weil sie wenig beizutragen hätten, sondern weil es keinen Rahmen gibt, in dem sie sich äußern können.
Drückt jemand sein Unbehagen über die Situation aus, wird es schnell persönlich. Es fehlt eine Gesprächskultur, in der noch offen miteinander gesprochen werden kann, ohne jemanden anzugreifen.
Nach außen heißt es: „Wir entscheiden gemeinsam.“ Innen spüren viele die Spannung, doch sie wird nie zum Thema.
Das ist keine gelebte Schwarmorganisation, sondern eine verdeckte Hierarchie, die nach außen noch einen Schwarm‑Mantel trägt.
Drei Ebenen, die zusammengehören
In einer schwarmtauglichen Organisation lassen sich drei Ebenen unterscheiden: Wofür es uns gibt (der Kern, die Mission), woran wir uns orientieren (die Werte und Prinzipien) und wie wir entscheiden (die Governance, also unsere Spielregeln).
Die meisten Gruppen reden über die ersten beiden Ebenen – über Mission und Werte. Fehlt jedoch die dritte, hängen beide in der Luft. Im Ernstfall entscheidet dann wieder der, der die meiste Macht oder die beste Position im Netzwerk hat, egal wie schön die Worte klingen.
Woran erkennt man das?
- Niemand weiß genau, wer wofür zuständig ist – bis etwas schiefgeht.
- Verantwortlichkeiten, Geld und Zugänge sind unklar.
- Entscheidungen sind intransparent und wirken willkürlich.
- Einzelne sind dauerhaft überlastet, während andere sich zurückziehen.
Drei Fragen für den Einstieg
Governance braucht keine dicken Handbücher. Sie braucht aber genug Klarheit, damit Menschen wissen, worüber sie entscheiden dürfen, wofür sie Verantwortung tragen und wie Entscheidungen überprüft werden.
Drei Fragen reichen, um anzufangen:
- Wer von uns entscheidet über unseren Kern und unsere Grundsätze – und wie?
- Wer entscheidet darüber, wer dazugehören darf und wer Zugang zu welchen Informationen, Räumen und Ressourcen erhält – und nach welchen Kriterien?
- Wo sprechen wir darüber, wenn die Verteilung von Verantwortung nicht mehr passt?
Allein diese drei Fragen laut zu stellen, verändert etwas. Plötzlich wird sichtbar, wo heute im Stillen entschieden wird.
Governance bedeutet dabei nicht, dass alle Menschen bei jeder Entscheidung mitentscheiden müssen. Es bedeutet, dass klar ist, welche Rolle für welches Thema zuständig ist, welches Mandat sie hat und innerhalb welcher Prinzipien sie handelt. Entscheidungen sollten möglichst dort getroffen werden, wo das Problem auftritt und die nötigen Informationen, Kompetenz und Präsenz vorhanden sind. Das zuständige Team oder Umfeld kann Perspektiven, Fragen und Einwände einbringen. Die getroffene Entscheidung wird anschließend transparent zurückgekoppelt und bleibt überprüfbar. So verbindet ein Schwarm Handlungsfähigkeit mit kollektiver Verantwortung.
Fürsorge statt Bürokratie
Schwarmorganisation heißt nicht, alle Regeln abzuschaffen. Sie bedeutet, die wichtigen Regeln bewusst einfach zu halten, sie auszusprechen und an den gemeinsamen Zweck zu binden.
Wo Governance nicht besprochen wird, entsteht keine Freiheit, sondern eine unsichtbare Hierarchie. Wo sie geklärt wird, kann ein Schwarm wirklich tragen – auch wenn Menschen gehen, neue dazukommen oder sich der Wind dreht.
Christiane Lüpken · www.christiane-luepken.com